红塔仁恒纸业有限公司系统需求调研核查问卷-2

7、供应（供应部）
系统需求调研核查问卷——IFS

资料准备

1. 岗位/部门职责说明
详见“供应部职位描述”。
2. 部门工作流程
详见“供应部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3. 业务单证、报表样张
详见“供应部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4. 相关制度、规范文件
详见“供应部相关制度、规范文件” ，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应的文件。

讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
材料采购
3. 请描述公司的采购业务流程，业务流程由哪几部分构成？
如：请购、询价、合同、订货、验收、退货、入库、发票、付款、统计、分析等
4. 材料分类，是否有对不同材料进行分类？
例如：
材料类别 类别内容
A类 浆板、原煤、包装物、普通生产用化工料（涂布用化工料除外的其他化工料）
B类 涂布制备专用化工料（含颜料、胶粘剂、分散剂、润滑剂、保水剂、抗水剂、增白剂及其他辅助剂等）
C类物资 造纸网、造纸毯、机械五金、电器、高温高压器件、低值易耗品、办公用品等

哪些是国外采购，采购提前期是多少，负责采购的部门。
5. 采购供应商的管理程序？查询与某供应商有关的采购情况？
采购合同生效的方式开发新的供应商，考察现有供应商在交付日期、质量、数量和价格等方面的表现？并淘汰；
6. 因为造纸业及红塔仁恒的行业特点，导致采购业务中哪些是非常有特点处？
例如原煤因为含有水分，导致入库，出库的核算
7. 如何制定采购计划？是否完全根据MRP来确定？采购计划的跨度有多长？目前采购计划与实际采购是否一致？采购计划制定的依据是什么？
8. 对采购价格的管理办法？对权限的控制？
在国外，对超过一定金额和价格发生变化（设置事件）时，系统会通过电子邮件和短信息等方式通知相关管理部门，从而保证价格在受控的状态。
9. 是否需要对采购单进行跟踪？例如跟踪交货情况、付款情况。
可以做到像DHL快运公司，跟踪物料的移动状态，采购订单中哪些已完成？哪些未完成？哪些采购单已过交货期尚未全部到货？ 哪些供应商的物料检验后被拒收,拒收了多少？及时发现缺料等情况。查询某种物料的可用库存量及已分配库存量？查询某种物料的已分配库存量的详细分配情况？
10. 如何处理进口采购业务？他们的特点是什么？如何控制批量？
11. 是否有供应商托管材料？
12. 目前现有业务流程中存在什么问题？对现有的业务过程希望有什么改善？如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？
仓库管理
1. 描述收货，库存管理，出货业务流程如：验收、验收入库、验收送检、重检等。对不同的材料是否有不同的收货流程？
如何实现先入先出，如何控制合格的原材料等？
2. 收货是否按采购订单进行，如果收货数量与采购订单不一致时如何处理？
3. 物料是否需要进行批次/序列号跟踪？是否有有效期控制？是否有/需要仓库中哪些物料在什么时候需要重新检验？
管理系统会自动检查，并提醒相关人员
4. 收货时，物料是否会按卡板(pallet)进行计量？
5. 同一种物品，采购计量单位与生产领用计量单位不一致怎么办？
流程行业中存在单位转换的问题
6. 怎样知道哪些物品的周转率高? 哪些物品处在积压状态？呆滞物品怎么发现？在软件中如何处理？是否分析各物品占用库存资金的情况？是否用到条形码？
7. 某物料的总储量是多少？在仓库各货位上分别是多少？
8. 是否需要仓库中某物料每日、每月、每年的收入、发出和结存分别是多少？
9. 如何进行批次跟踪？是否有对特殊的物品进行单件管理（按序列号）？批号或序列号是如何生成的？
10. 库存操作业务怎样过帐,直接生成财务凭证？
11. 是否有安全库存的自动警报, 及如何得知？
系统可以材料在低于某个数量后，自动报警，通知相关人员采取对策。
12. 是否存在库存过高的压力，如果有主要是因为什么原因？
原材料的周转天数，同业中的水准，成品的周转天数
13. 成品的管理流程：验收、验收入库、出库的流程？是否在出货中存在包装的管理？
例如避免相同的产品，不同的价格，不同的包装发送混淆。
14. 对在制品、原材料、成品的管理---盘点的周期(盘点的种类)，方法，库龄分析。
15. 是否存在多域（车间、仓库、厂房、基地）的物料、成品管理，如有如何实现控制
16. 造纸或红塔仁恒的行业特色，导致仓库管理与众不同？
17. 目前现有业务流程中存在什么问题？对现有的业务过程希望有什么改善？
18. 如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？
8、生产计划（调度长、生产部）
系统需求调研核查问卷——IFS

资料准备
1、 位/部门职责说明
详见“生产部职位描述”。
2、 部门工作流程表》
详见“生产部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’。 并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3、 度生产计划样本/每周生产计划/外协加工生产计划
4、业务单证、报表样张
详见“生产部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
5、 关制度、规范文件
详见“生产部相关制度、规范文件” ，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应文件。
6、公司对计划部门的量化目标和有关考评制度

讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
1. 请简述公司负责生产计划的主要部门及人员的职能，与其他部门的关系。
2. 在生产计划方面，公司会有哪些相应的商业运作计划？同时销售与运作计划策略是怎样的？
3. 公司生产运作计划是如何制定的？此商业运作计划与部门的实际生产计划编制是怎样的一种关系？
4. 生产计划仅仅只负责实际生产计划，还是会完全或部分参与公司商业运作计划的制定，包括参与公司年度运作计划的编制？
5. 除了参与生产方面的商业运作计划的编制外，还参与哪些公司范围的计划制定和编制？
6. 公司商业运作计划是依据什么规则转变为最后确定的月生产计划甚至周计划的？这个过程中公司会采取什么形式（公司上层举行月生产计划会议，或者只是部门间讨论，制定计划后，上呈公司上层要求批准。）？哪个部门或部门负责人负责这样的会议召集，主持？确定的周期性是怎样的？
7. 请详细介绍现在如何根据历史资料，客户预测得出新一年年度的生产计划，能力需求计划，物料需求计划？
8. 在进行编制生产计划时，要运用哪些技巧和规则。例如，高标准的产品转产低标准的产品时，洗机的时间短；反之则长等；同一产品，不同交货期的时候，拼单生产的排产规则；在某些制造行业，他们的生产计划编制按月进行，首先采用的是按付运计划排生产计划，然后按拉或线进行计划安排（因为每一条Line的工位，工艺设计目的提高工作效率和生产力，其设计都是相对有针对性的），这样可以充分利用生产资源，优化生产计划，利用最大限度的生产效率完成生产计划，公司在这方面有何考虑？
9. 生产计划的编制是一个需要对公司进行全盘考虑的工作，计划编制的成功与否，对于实现公司的目标很重要，那么计划编制需要考虑的因素有哪些（如设备产能，资源利用能力等）？综合考虑这些因素，在生产计划的编排方面公司有哪些不足之处需要改进？这个问题涵盖的范围是广泛性的，可以从组织架构，人员技能要求到实际计划编制策略，资源（包括信息资源）等方面谈您的建议和意见。
10. 公司对计划部门的表现评估标准是什么样的？如生产计划的按时完成率，生产计划材料的缺货率等？
11. 如何由生产计划获得物料需求计划（是生产计划，还是独立的运用库存控制策略，例如安全库存，还是季度性或批量性采购存仓）？
12. 计划的执行情况如何反馈？是否在执行的期间还会进行修改？修改的依据是什么？如果生产设备突发故障会导致计划的调整和更改，计划部门是如何制定相关计划的修改和调整流程。
13. 在生产计划方面需要改变（缺料、插单）时，计划编制人员如何运作？
14. 公司生产计划变更和插单的原因是什么？主要表现在哪些方面，或以何种形式表现的？
15. 公司的所有有关生产物料和成品管理方面是否有统一的规则（如物料的编号，名称等），以方便公司内部的沟通和生产物料管理。是否由计划部门在担任这项职责。
16. 公司目前在库存控制方面和采购部门是如何协调的。采购部是否是根据生产计划部门提供的物料需求计划行采购的。最终的采购数量和采购时间是否采购部会沟通到生产计划部。
17. 目前现有业务流程中存在什么问题？对现有的业务过程希望有什么改善？
18. 如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？

9、生产调度（总调度室）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1、 岗位/部门职责说明
a 负责全厂生产过程有序的进行，协调各工序之间的联系和运行，解决所发生的一切问题，确保生产任务及各项指标的完成。
b 对生过程中发生的问题处理时，有权通知有关人员到现场解决（各工种、各专责、工段长、经理等），对重大问题及时报告分管领导。
c 对生产的产品质量负责，对当班发生的质量事故及时通知有关专责到场，连续三轴不合格报告有关经理到场，避免扩大不合格品的生产，对重大质量事故及时报告分管领导。
d 对生产过程中的劳动纪律、安全生产工作负责，尤其是在中、夜班，除正常协调生产工作，还要监检查劳动纪律和安全生产执行情况，有权纠正违章、违规员工，对其批评，严重者通知其部门经理及有关部门予以处罚。
2、 部门工作流程
暂无文字资料
3、 业务单证、报表样张
无
4、 相关制度、规范文件
无
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
1. 请描述生产调度的业务流程、岗位设置、人员的技能与经验；
2. 生产调度与其他部门在业务上是如何沟通的？如何进行调度、根据什么信息进行调度？调度指令如何下达？
3. 当生产出现异常时，如何向其他部门反馈，反馈形式是什么？
4. 目前调度工作的任务负荷如何？在目前资源下能否满足生产的需求，您认为生产能力是否还有潜力可挖。
5. 请简述目前在作业流程上所面对的难点及问题（包括考虑何种因素、受什么制约、数据缺乏、不准确、信息滞后等）？公司对总调度的工作有什么新的要求，岗位职责在近期及远期的有什么改变计划
6. 目前现有业务流程中存在什么问题？对现有的业务过程希望有什么改善？
7. 如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？

10、研发（技术部）
系统需求调研核查问卷——IFS

资料准备
同“工艺管理”

讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。

1. 请描述研发工作的业务流程
2. 研发部门与销售、生产、物料、采购部门是如何衔接的？
3. 产品的开发过程中，项目开发是如何组织的？
4. 有无完整的成品、原材料、半成品的编码？编码规则是否合理？是否由研发部门确定？
5. 对于这些产品数据，采取什么方式进行管理（即编制序号原则，包括配方，图纸，等）？
6. 项目中出现的全新的产品或配方会进行哪些实验，如机械，电子产品设计中会考虑产品功能的FMEA测试和SPC数据收集分析等，公司对新产品的开发需要进行哪些标准测试实验，这些测试实验数据是如何管理的？是否需要集成到系统里？
7. 作为产品研发部门，在生产产品的开发过程中，伴随的产品数据有哪些？例如BOM，规格参数的说明，生产温度、密度等参数。在产品的版本（品质管理和技术改进等）管理方面有何规则和管理流程？有没有相关的管理文件？会分发给哪些部门，由谁负责批准产品改进建议。
8. 新产品在实验室完成试制后，如何进行PILOT、如何同生产部门一起进行预生产PP（Pre-Pro） 到最后的量产MP？在这方面我们有没有相应的管理流程。
9. 产品研发部是否在原材料的供应商开发方面负有责任，如有是哪些具体的责任确定的供应商评估标准是什么，我们在供应商的评估方面有哪些既定的工作流程？
10. 请简介目前贵部门在计划制定上所面对的挑战及问题和对未来的设想。
11. 目前现有业务流程中存在什么问题？对现有的业务过程希望有什么改善？
12. 如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？
11、工艺管理（技术部）
系统需求调研核查问卷——IFS

资料准备

1. 岗位/部门职责说明
详见“技术部职位描述”。
2. 《部门工作流程表》
详见“技术部业务流程（图）汇总”，此资料根据文件整理，，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’ ，并准备相应的业务流程程序说明和流程图。
3. 业务单证、报表样张
详见“技术部业务单证一览表”，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应单证、报表样张。
4. 相关制度、规范文件
详见“技术部相关制度、规范文件” ，此资料根据文件整理，请在‘是否使用’一栏中注明‘用’或‘不用’，并在‘有无新增’ 一栏中填写‘无’或‘新增内容’，并准备相应文件。
5．工艺流程文件样本
6．工装设计文件样本（无工装设计）
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。

1. 目前公司是否有产品生产工艺的管理。如有请介绍涉及工艺管理的组织结构和职责权限。
2. 请描述目前生产工艺制定的管理流程。
工艺流程图例：


3. 您的部门在确定生产工艺时，考虑了那些因素？
请您一一详细介绍一下这些方面的情况。
a) 您的生产过程中是否会使用到工装夹具等，工装夹具的设计和加工是否是由您的部门完成的。
b) 当生产开发部建议产品结构更改时，生产工艺部是如何配合进行的。
4. 请您简要讲述一下我们公司的某种产品的生产工艺确定过程。您可以结合部门制定的产品工艺文件进行解释。如果公司在工艺管理方面有具体标准技术文件。
5. 您知道，生产工艺的有效性在于能准确的反映当前生产中的实际生产情况，那么目前我们公司的生产工艺方面的数据更新周期多长？
6. 生产工艺对于新产品的开发的顺利投入至关重要，那么目前我们生产工艺部门是否会参与新产品的开发。
7. 如果已经参与了新产品的开发，那么您会要求产品开发部提供给您那些方面的数据。
8. 您知道生产工艺对于确定工厂的生产能力具有决定性作用，那么目前生产工艺部在公司相关运作计划或生产计划制定过程中的作用是什么？
9. 您的生产工艺是如何和生产计划编制部门结合起来的。
10. 生产线需要工艺工程师的密切跟进，目前工艺工程部在这方面的管理是怎样进行的。即您是否认为生产线应该配备工艺工程师。
11. 如果是，那么您认为生产工艺工程师在生产线管理上应该负有什么责任。
12. 目前公司在产品数据管理方面有没有相关应用管理系统。
13. 就目前情况而言，您希望部门的那些业务流程使用应用系统来进行管理。长远方面你在这方面还有什么计划和要求。
14. 如果使用相关的应用系统来进行部门的业务流程管理，你希望它应该具备怎样的功能，应该做到什么？
15. 如何管理产品的工艺流程，是否在在标准工艺技术文件？如有，文件中有何种信息？是否采用版本控制？新产品和老产品是否有区别？
16. 进行工程变更的流程及涉及到的文件（工程变动示方）的管理？

12．质量管理（企管部）
系统需求调研核查问卷——IFS
资料准备
1. ISO9000管理文件和相关制度
见《质量体系文件汇总表》QD-09-1，详细内容可查MIS系统“工艺管理”中的“工艺技术文件管理”→“质量管理文件汇总”→“质量体系文件汇总表管理”。
2. 岗位/部门职责说明
i. 负责公司质量管理体系统的具体策划、组织协调、监督检查公司各部门的质量管理活动。
ii. 负责公司文件和资料及质量记录的控制，组织建立、健全企业制度化管理标准，并组织贯彻实施、检查、考核、改进。
iii. 负责有计划、有目的的组织公司的质量体系审核，提出审核报告，跟踪验证实施结果。
iv. 有计划有选择的对公司供应商的质量保证能力进行审核，参与选择合格供应商的评定。
3. 《部门工作流程表》
（1） 管理评审程序：见《程序文件》中COP01.1条款4.1.3.0。
（2） 内部质量审核程序：见《程序文件》中cop17.1。
4. 业务单证、报表
无。
5. 相关制度、规范文件
无。
讨论内容
***将初步答案填写在相应问题下，待调研时，在软件商协助下进一步修改、完善。
1. 质量管理的角色、人员配置、岗位设置、职能、目标；
2. 请简述质量检验和质量管理的工作流程（如外购材料检验、中检、终检等）。
3. 与及其他部门是如何进行业务沟通的，信息传递的方式有哪些？
4. 公司对部门的考核目标主要是什么？
5. 如检验合格材料或零件在使用过程中发现质量不合格，如何处理？如与供应处，车间等各部门的协调处理，及在处理过程中的流通单据。
6. 哪些工作希望通过信息管理系统同实际业务相结合，例如供应商的供货质量记录，确定供应商的评价和选择？合同的评审，技术文档的发放/版本管理，供应商的变化，及时通知。
7. 质量分析主要的数据来源是什么？目前是否有系统对这些数据加以管理和分析？
8. 目前现有业务流程中存在什么问题？对现有的业务过程希望有什么改善？
9. 如果使用新的电脑系统，最希望系统能解决什么问题？